Otimizando seu tempo - Dicas da Samy

Oi pessoal, hoje vou contar pra vocês como tenho otimizado meu tempo com algumas decisões bem simples. =)

No meu primeiro post do ano - A Lei de Pareto & o Ano Novo - eu contei como fiz uma avaliação de vários aspectos da minha vida a fim de tomar decisões melhores, principalmente sobre meu tempo e como eu o gasto.

Depois disso mudei alguns hábitos e tenho tido bons resultados, é isso que compartilho hoje e espero que inspire vocês a fazer o mesmo!

Contextualizando um pouco minha rotina: eu acordo entre 5-6 horas e gasto cerca de 2 horas pra chegar ao trabalho; minha jornada de trabalho é de 8 horas diárias (+1 do almoço) e depois disso mais 2 horas para voltar pra casa. Tem dias que são exceção, por exemplo as quartas e quintas eu tenho MBA das 19 as 22, e chego em casa pouco antes da meia noite (pra acordar entre 5-6 horas de novo no outro dia). Alguns dias por mês eu faço home office, ou seja, cumpro minhas 8 horas de trabalho em casa e economizo as 4 horas de trânsito. Em outros dias dou aula ou no sábado de 9-18, ou duas vezes por semana de 18-20. Nos fins de semana eu geralmente estou fazendo um curso online ou estudando alguma coisa.

Ou seja, já começo a semana com a agenda bem lotada! E sei que muita gente passa pelo mesmo.

Agora que você conhece minha "história de vida", vamos as dicas que tem me ajudado bastante:

Aproveitando melhor a leitura: Post-its e Posts

Eu amo ler! (já falei isso em vários outros posts como nesse: A Becky Bloom que existe em mim) mas não sobra muito tempo pra sentar e ler em casa. Então eu tento aproveitar algumas horas no ônibus ou antes das aulas para ler alguma coisa, seja ficção ou livros técnicos.

Quanto a ficção é bem tranquilo, já que você lê as histórias e fim.

Agora, ler no ônibus me acarreta um problema quando o assunto são livros técnicos (ou seja, relacionados a minha profissão). Geralmente você precisa ler com bastante atenção, e como é muito conteúdo, apenas ler acaba sendo desperdício de tempo, já que depois de una meses você vai acabar esquecendo o que leu. Alguns desses livros precisam até mesmo de prática para que o conteúdo seja melhor fixado.

Um hábito que tem me ajudado muito nisso é, no caso de eBooks, fazer anotações no próprio aplicativo (no meu caso, o Kindle) e no caso dos livros físicos, usar Post-its com as anotações (tenho muita pena de escrever nos livros). Os post-its ajudam também a focar nas partes mais importantes, já que o espaço para as anotações é limitado.

Além disso, depois de terminada a leitura, escrever posts sobre as partes mais interessantes do assunto me ajuda a fixar mais o conteúdo, e serve para posterior consulta.

Começando o dia bem:

Pra começar bem a minha jornada diária eu leio alguns versículos da Bíblia usando o aplicativo Holy Bible, nele eu monto alguns planos de leitura para todos os dias e é a primeira coisa que faço quando estou no ônibus. É minha forma de começar o dia em paz.

Me mantendo informada:

A internet nos oferece um monte de sites de notícias e um monte de conteúdo e muitas das vezes acabamos deixando de ler sobre assuntos que nos interessam simplesmente porque somos bombardeados por uma enxurrada de informações.

Eu tenho usado o Flipboard, nele eu cadastro todos os sites que me interessam e de manhã recebo a "Edição do Dia" com o resumo das principais notícias. Faço isso no ônibus de manhã também.

Um bom café...

A primeira coisa que faço ao chegar no trabalho é tomar um bom café da manhã (não dá tempo de tomar em casa né), que além de repor as energias também me ajuda a esquecer um pouco o stress que é enfrentar o trânsito do Rio de Janeiro.

... e depois concluir uma atividade

Assim que termino o café, pego logo a primeira tarefa do dia pra fazer (e concluir), isso me ajuda a pegar o ritmo do dia de trabalho.

Ter uma lista de atividades:

Não precisa planejar seu próximo um mês de vida, mas vale ter pelo menos 2 dias planejados com antecedência. Assim, de manhã você já sabe exatamente o que deve fazer.

As atividades profissionais acabam sendo mapeadas no trabalho mesmo, para as atividades pessoais eu uso o Trello, mas não abro mão de uma agenda física para as coisas principais daquele dia.

Menos e-mail == Mais vida:

Quanto menos você ler seus e-mails, mais feliz você será. =)

Checá-los de duas a três vezes por dia é mais que suficiente. Se alguma coisa for urgente, as pessoas vão te procurar e falar pessoalmente.

Menos Facebook... bem menos...

O ser humano é procrastinador por natureza, o Facebook só potencializou isso.

Está entediado com a sua atividade atual? Acesse o Facebook pra relaxar...

O problema é quando esse relaxar significa meia hora, mais de 10 vezes por dia. Você acaba perdendo 5 horas em um dia. (tem um aplicativo que informa quanto tempo você gasta na rede)

Eu fiquei quase 1 ano com o Facebook desativado e depois voltei, já que a maioria das pessoas que eu conheço está lá e ele facilita bem o contato.

Agora tenho acessado (ou pelo menos tentado) o Facebook apenas uma vez na hora de ir pra casa depois do trabalho. Além disso a Internet fica desabilitada no meu smartphone durante o dia.

TV & Netflix:

Quem nunca passou horas assistindo maratonas de séries que atire a primeira pedra. (inclusive saiu um artigo esses dias falando que as maratonas podem esconder sentimentos de solidão e depressão)

Eu mesma sou louca por desenhos, os queridinhos da vez são SpongeBob SquarePants e The Penguins of Madagascar. Mas tenho tentado diminuir o tempo que gasto com isso.

Aproveito a hora das refeições em casa ou algumas horinhas no sábado pra me entreter com isso e distrair um pouco da rotina. Com o cuidado para não acabar passando o dia todo na frente da TV.

Maratonas de série? Nem pensar!

Um sono melhor:

Muita gente reclama que não consegue dormir cedo mesmo quando tem que acordar cedo no dia seguinte.

Eu já postei aqui no Blog algumas dicas de Como dormir igual a um bebê e Como relaxar.

Uma coisa que tem me ajudado bastante é não utilizar o smartphone antes de dormir, pelo menos uns 20 minutos antes de deitar eu me desconecto e relaxo para descansar antes de encarar o próximo dia.

Bônus- Atividade Física:

Eu sou bem sedentária mas resolvi ceder um pouco para ter uma vida melhor.

Começarei a fazer Pilates em breve e espero me sentir mais disposta ainda!

(conto as novidades depois)

Espero que essas dicas ajudem vocês assim como tem me ajudo e pretendo compartilhar aqui minhas outras aventuras nessa busca por uma vida melhor e mais produtiva. =)

A Lei de Pareto & o Ano Novo

Não sou adepta das resoluções de Ano Novo, mas confesso que é inevitável - nessa época - não pensar na vida, no futuro e nos planos.

Então ao invés de apenas fazer uma lista de promessas/metas pra 2015, eu simplesmente resolvi analisar alguns pontos da minha vida atual e otimizá-los antes de investir em novos objetivos.

Foi aí que me deparei com a Lei de Pareto e o quanto ela faz sentido para qualquer parte da nossa vida!

Relembrando a Lei de Pareto...

Vilfredo Pareto foi um economista e sociólogo que viveu entre 1848 e 1923. Ele abordou a lei da distribuição de renda que passou a ser chamada de "A lei de Pareto" (ou princípio 80/20).

Segundo essa Lei, 80% da riqueza e da renda está nas mãos de 20% da população. Porém, essa Lei pode ser aplicada muito além da economia. De forma geral:

"80% dos resultados são produzidos por 20% dos esforços."

Por exemplo:

• 80% das consequências decorrem de 20% das causas;
• 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços;
• 80% dos lucros da empresa vêm de 20% dos produtos e clientes.

As percentagens podem variar entre 85/15 ou 75/25, mas normalmente essa proporção é seguida.

De onde eu tirei isso...

Estou lendo atualmente o livro The 4-Hour Workweek do Timothy Ferriss (e me identificando muito). 

No livro ele fala como saiu de 15 horas diárias de trabalho para 4 horas semanais, aumentado os lucros e vivendo bem melhor.

Em uma parte do livro ele fala que ao estudar sobre a Lei de Pareto, resolveu tentar aplicá-la a sua vida pessoal e profissional, sob a ótica de 2 perguntas:

• Quais os 20% de causas responsáveis por 80% dos meus problemas e de minha infelicidade?
• Quais os 20% de causas responsáveis por 80% dos meus resultados positivos e de minha felicidade?

Dentre as conclusões que ele chegou, de mais de 120 clientes, apenas 5 produziam 95% da receita da empresa. 

Ele gastava 98% do tempo atrás dos clientes restantes, enquanto 5 deles compravam regularmente. 

Os problemas e preocupações que ele estava enfrentando vinham dessa maioria que nem ao menos dava um retorno que justificasse o investimento. 

A solução final foi deixar de perseguir 120 clientes, para se concentrar em atender melhor os 8 mais importantes e que traziam mais receita. A renda mensal subiu de 30 mil para 60 mil dólares em um mês e as horas de trabalho semanais despencaram de 80 para 15.

E o que isso tem com o Ano Novo...

Bem, antes de começar a fazer imensas listas de desejos, metas, mudança de hábitos para 2015, vale aplicar Pareto em todas as áreas da sua vida.

Trabalho/Negócios

Pense em 2014 e na quantidades de projetos que você trabalhou mas no fim não trouxeram valor de negócio.

Vá mais além e pense em todos os projetos ativos na sua empresa e avalie quais deles realmente estão alinhados com a estratégia e trazem o retorno esperado.

Se você é gestor, vale a pena refletir sobre isso e fazer uma lista com o 20% dos projetos que garantem 80% dos lucros da empresa e focar neles. Não estou dizendo para simplesmente jogar fora todos os outros, mas deixá-los de lado por enquanto e investir o menor tempo possível (ou nenhum) neles.

Se você é funcionário, apresente esse levantamento para os seus gestores. Não custa tentar. =)

Quem sabe deixando esses projetos menos importantes de lado, vocês não conseguem mais tempo para pensar em novas soluções.

Tempo 

A quantidade de informações que recebemos/produzimos durante o dia é tão grande que parece faltar tempo para encaixar todas as atividades nas 24 horas disponíveis.

Vale a pena identificar quais os 20% das atividades que tem ocupado 80% do seu tempo e se reorganizar com o que realmente importa fazer.

• Você precisa mesmo ler seu e-mail mais que 2 vezes por dia?
• Você precisa ler o jornal todo dia de manhã? (Eu tenho usado o aplicativo Flipboard, de manhã recebo minha "Edição do Dia" com um condensado de todas as informações que me interessam)
• Facebook, Twitter e demais redes sociais precisam ser conferidas várias vezes ao longo do dia?

Monitore onde seu tempo tem sido gasto e você vai se surpreender com o quanto anda procrastinando. E não só monitore, mas mude seus hábitos.

Leituras/Estudo

20% do que você lê contribui para 80% do seu conhecimento. Concentre-se nisso. 

Não tenha medo de abandonar leituras, se você não gostou feche o livro e vá para outro. Seu tempo é precioso!

Leitura dinâmica também ajuda nesse quesito.

Finanças

Aqui você verá que 20% das suas despesas consomem 80% dos seus gastos mensais. Se você precisa economizar faça essa análise e corte os gatos desnecessários.

Eu, por exemplo, tirei meus cartões de crédito de todos os cadastros online. Se eu resolver comprar alguma coisa vou ter que levantar e pegar o cartão. Isso me dá tempo para pensar se eu realmente quero gastar.

E tudo isso para...

Aproveitar melhor sua vida!

Mais do que promessas para o ano que está começando, devemos avaliar o que tem sido feito até agora e onde podemos melhorar.

Eu por exemplo já fiz alguns levantamentos:

• 20% dos eventos de tecnologia que eu vou são responsáveis por 80% do meu conhecimento (então pra quê ir em todos?)
• de todas as vezes que verifico o e-mail, apenas em 20% delas (ou menos) realmente tem alguma coisa importante.

Feliz 2015 e ...

Faça os levantamentos e compartilhe depois as surpresas que você teve!

=)

Aprenda a dormir como um bebê!

Com toda correria pela qual passamos todos os dias, muitas vezes nos sentimos cansados, sem disposição e desmotivados. 

Quem nunca tomou aquele litro de café antes de uma reunião para tentar ficar acordado ou dispensou uma noite de sexta-feira com os amigos por causa do cansaço. E aquele monte de olheiras horrorosas que não somem de jeito nenhum!

Sei que isso é familiar =)

E tudo isso pode ser por problemas no sono! Isso mesmo, aquela coisa que todo mundo precisa mas nem sempre tem =(

Muito mais que colocar o corpo em modo "dormir"

No livro, "Fit for Life II: Living Health", os autores Harvey e Marilyn Diamante listam o sono como o quarto elemento mais importante da saúde depois de ar, água e comida. 

Com toda agitação das nossas vidas modernas acabamos deixando o sono de lado achando que não é tão importante e que não vai fazer mal. 

(Quem nunca ficou até as 4 da manhã preparando um relatório ou um trabalho da faculdade/pós e saiu no outro dia 7 horas pro trabalho?)

Energia é o que nos mantém funcionando. Quando ficamos sem energia, estamos em um estado de enervação. O sono é quando o corpo regenera energia mesmo enquanto outros processos importantes também estão acontecendo - a reparação de tecidos, cura, substituições de células, e os resíduos se movendo para a eliminação. Quando você limita o sono, você para os mecanismo de recarga de energia natural do seu corpo. 

É como utilizar seu gadget mas não ter um carregador disponível para carregá-lo: chega uma hora que acaba!

E esse negócio de dormir demais?

Sabemos então que o sono é importante, mais quanto dele é suficiente? DEPENDE!

Depende de quanta energia você gasta durante o dia, depende da qualidade do sono e por isso tem pessoas que se sentem "carregadas"com 6 horas de sono, enquanto outras precisam de 10.

O importante é ouvir do seu corpo o quanto ele precisa. Ele avisa quando os níveis estão muito baixos e te desperta quanto estiverem carregados. 

(Sei que não dá pra fazer isso todo dia, muitas vezes temos que acordar cedo pro trabalho e chegamos tarde em casa. Mas uma hora ou outra você tem que parar e ouvir seu corpo!)

Qualidade e Quantidade

Alarme configurado, luzes apagadas e todo seu corpo clama por um sono revigorante... 

Só que, algumas horas mais tarde, você ainda está olhando para o teto, e repassando cenas do seu dia, pensando nas coisas que tem que fazer no dia seguinte. Como lidar com isso? 

Existem alguns fatores que afetam a qualidade do sono, são eles:

• Alimentos

Um dos vilões mais citados é o café, mas ainda sim existem pessoas que são resistentes a ele. Por outro lado, um jantar pesado também pode afetar a qualidade do seu sono. Comer muito no jantar (especialmente carne) requer que o organismo gaste mais energia para digestão. Uma dica é não comer depois das 20:00 ou no prazo de 2 horas antes de dormir. Senão a comida é mal digerida já que estamos com a bateria descarregada. =)

• Ar

Durante o sono, o processo de assimilação - absorção de nutrientes dos alimentos digeridos - também ocorre. 

Oxigênio do ar fresco é necessário e auxilia muito esse processo. 

Lembrando que nós inalamos o Oxigênio benéfico e expelimos o Dióxido de Carbono, que é prejudicial.

Se você dorme em um lugar fechado, você está respirando o "ar viciado", então não se surpreenda se você acordar cansado. E quanto mais pessoas compartilharem esse espaço com você, pior é o ar (dióxido de carbono) que você respira.

Abra sua janela para permitir que o ar fresco circule. Desligue o ar condicionado. Use um pequeno ventilador portátil colocado a uma distância confortável de você. 

Você economiza em energia e ganha um som suave para embalar seu sono.

• Luzes

Durante a noite, o corpo produz naturalmente o hormônio indutor do sono, a melatonina, cuja principal função é regular o sono. Num ambiente escuro e calmo, o organismo aumenta os níveis de melatonina, causando sono.

A luz, por sua vez, afeta a capacidade do organismo de produzir esse hormônio. Durante a temporada de inverno, quando as noites são mais longas, o corpo produz melatonina no início da noite. Por outro lado, as luzes do seu quarto vão abrandar a produção de melatonina. 

Coloque uma máscara de dormir ou amarre um lenço em torno dos olhos para simular a escuridão necessária para obter um sono de qualidade. Isso funciona muito bem quando você precisa de um cochilo durante o dia.

• Exposição a Campos Eletromagnéticos (CEM)

CEM é uma área invisível de energia que envolve dispositivos de fiação e elétricos. Joseph Mercola (medicina alternativa e osteopatia) explica os componentes CEM. 

"Campo elétrico é criado por tensão ou a força que empurra a eletricidade através de fios. Os campos elétricos podem ser protegidos fisicamente por paredes ou outros obstáculos. 

O campo magnético é criado pela corrente ou quantidade de electricidade que está sendo empurrada e é preocupante porque pode viajar através de barreiras em longas distâncias e é difícil de bloquear."

Exposição a CEM vem de telefones celulares, computadores e internet sem fio, telefones portáteis sem fio, despertadores elétricos, lâmpadas e fiação, entre outros. 

O conselho do Dr. Mercola: Desligue tudo que é elétrico em sua área de dormir, incluindo Wi-Fi, telefones celulares e telefones portáteis. Posicione sua cabeça pelo menos de 3 a 6 metros de tomadas elétricas.

Exercícios

A pesquisa intitulada "2013 Sleep in América Poll"  feita pela Fundação Nacional do Sono entrevistou 1.000 adultos entre as idades de 23 e 60 e teve os seguintes resultados: 

• Pessoas que fazem exercícios reportaram um sono melhor. 
• Não-praticantes são mais sonolentos durante o dia. 
• Exercícios a qualquer hora do dia parecem ser bons para o sono. 
• Menos tempo sentado está associado a um melhor sono e saúde. 

Este é o primeiro resultado da pesquisa, e mostra que passar muito tempo sentado pode afetar negativamente a qualidade do sono. 

O exercício aeróbico (20-30 minutos) melhora a qualidade do sono, mas tente não se exercitar dentro de duas horas antes de dormir. É melhor pular a parte do exercício se você dormiu mal na noite anterior.

Outras dicas

• Bebidas que contém cafeína devem ser consumidas no período da manhã. A partir das 14:00, mude para suco de frutas ou água. 
• Tente não usar o quarto, exceto para dormir e intimidade, para ganhar "controle de estímulos" que associam o quarto ao sono. Se você precisa ler na cama, use uma luz em cima do livro para evitar a luz direta nos olhos. 
• Tente dormir no mesmo horário todas as noites para que seu organismo entre num ritmo.
• Use as técnicas Jacobsonian de relaxamento muscular.

Michael Breus, PhD 

E se você acha que dá muito trabalho zelar por uma boa noite de sono, leia o texto novamente.

Você está disposto a sacrificar a sua saúde, relacionamentos e carreira devido a um enfraquecimento do sistema imunológico, prejudicar sua mente e ficar irritado ou ter falta de atenção? 


Dormir melhor te ajuda a ter uma vida melhor!*

*O texto de hoje é uma adaptação de Learn How to Sleep Like a Baby do Lifehack.